Vad skiljer en bra inköpare från en riktigt skicklig?

Förmågan att förklara affären, ställa rätt frågor och förstå vad ett avtalsvillkor faktiskt innebär kan göra stor skillnad i inköpsarbetet. Med över 20 års erfarenhet av strategiskt inköp och affärsförhandlingar delar Daniel Widstrand, uppskattad kursledare på SIFU, med sig av vanliga fallgropar och konkreta råd för en tryggare inköpsvardag.

Vad tycker du skiljer en bra inköpare från en riktigt skicklig?

En bra inköpare kan företagets processer, förstår affären och kan förhandla bra villkor. En riktigt skicklig inköpare är dessutom pedagogisk. Det handlar inte bara om att säga till en leverantör att ett visst avtalsvillkor är viktigt, utan om att kunna förklara varför det är viktigt för just vårt företag och det aktuella behovet.

Om leverantören förstår vilket syfte vi har med affären blir förhandlingen mindre av ett ställningskrig kring formuleringar och mer av ett gemensamt arbete för att hitta en rimlig riskfördelning. Samma pedagogiska förmåga behövs internt. De bästa inköparna är ofta väldigt bra på att översätta juridik och kommersiella frågor till ett språk som verksamheten förstår. De har också en verktygslåda för att anpassa sitt arbetssätt till olika typer av leverantörer.

Vilket vanligt misstag ser du att inköpare gör inför eller under en förhandling – och hur kan man undvika det?

Oavsett hur tidigt en inköpare kommer in i processen tror jag att de flesta inom inköp ändå tycker att de kommer in lite för sent. Problemet är egentligen inte när inköp kopplas in, utan vad som redan hunnit hända innan dess.

Verksamheten kan exempelvis redan ha diskuterat lösning, omfattning och prisbild, eller till och med antytt för leverantören att man föredrar deras lösning och avslöjat sin budget. Då är förhandlingspositionen redan från början kraftigt försämrad.

Därför tycker jag att en av de första frågorna till interna uppdragsgivare inför en förhandling skulle kunna vara: Vad har vi redan sagt till leverantören, och vad tror leverantören att vi redan är överens om? Sedan måste förstås interna processer och förväntningar mellan olika avdelningar vara tydliga. Det är också viktigt att skilja mellan vad som faktiskt är avtalat och vad som bara har diskuterats, även om leverantören kan ha en annan uppfattning.

Vad missar inköpare lätt i ett avtal som kan få stor betydelse längre fram?

Vi är ofta ganska bra på att reglera vad som gäller när avtalet tecknas, men betydligt sämre på att reglera vad som ska hända när förutsättningarna förändras. Ett exempel är fleråriga ramavtal där leverantören vill förändra priserna. Avtalet kanske beskriver hur en prisjustering får begäras, men inte vad som händer om parterna faktiskt inte kommer överens. Får leverantören säga upp avtalet? Fortsätter det gamla priset att gälla? Finns det en eskaleringsmekanism?

Det blir ännu viktigare i avtal där vi redan från början vet att vi kommer att få ett betydande leverantörsberoende. Det kan exempelvis gälla affärskritisk mjukvara där ett byte efter tre eller fem år är tekniskt svårt eller kostsamt. Då räcker det inte att förhandla ett bra pris för den första avtalsperioden. Vi behöver också fundera på vilken kommersiell position vi kommer att ha när avtalet ska förlängas.

Om läsaren ska förändra en enda sak i sitt inköpsarbete redan i morgon, vad skulle du rekommendera?

Har ni inte redan börjat lära er att använda AI som en naturlig del av det dagliga inköpsarbetet tycker jag att det är dags.

Vi ska inte låta AI fatta inköpsbeslut eller ersätta professionellt omdöme. Däremot kan AI hjälpa oss att göra en första analys av ett avtal, jämföra två avtalsversioner, strukturera en leverantörsutvärdering, förbereda argument inför en förhandling eller formulera vilka frågor som faktiskt behöver besvaras. Den största förändringen är att vi kan analysera fler alternativ och förbereda oss bättre på samma tid.

Du möter både nya och erfarna inköpare på dina kurser. Vad brukar ge dem den största aha-upplevelsen?

En stor aha-upplevelse är ofta insikten att juridik och inköp inte är två separata saker. Ett avtalsvillkor är nästan alltid också en kommersiell fråga och en risk som ska hanteras för att skapa förutsebarhet i avtalsförhållandet. Exempelvis ansvarsbegränsning, uppsägningstid, prisjustering, exklusivitet, immateriella rättigheter eller möjligheten att byta leverantör kan låta som juridiska frågor. Men i praktiken handlar de om kommersiella inköpsfrågor som alla ytterst ska stödja företagets övergripande strategier.

Man behöver inte vara jurist för att förstå och bli väldigt bra på avtal. Kanske räcker det med att förstå vilken affärsrisk juridiken och ytterst våra inköpsavtal faktiskt reglerar.

Vem är Daniel Widstrand?

Daniel har över 20 års erfarenhet som inköpschef och från strategiska inköpsroller, både globalt och nationellt. Han har bland annat arbetat för SSAB, AstraZeneca, Transdev, Saint-Gobain, GANT, Lantmännen och Securitas.  Med en magisterexamen i affärsjuridik från Linköpings universitet och juridikstudier i Frankfurt am Main kombinerar han juridisk kunskap med praktisk affärserfarenhet. Daniel har varit kursledare på SIFU sedan 2014 och får återkommande högsta betyg i deltagarnas utvärderingar.

Utveckla din förmåga att förhandla och förstå avtal

Vill du bli tryggare inför nästa förhandling eller få bättre förståelse för villkoren i dina avtal? Daniel leder två kurser hos SIFU där du får möjlighet att fördjupa dina kunskaper:

Inköpsförhandling Utveckla din förmåga att förbereda och genomföra förhandlingar. Kursen tar bland annat upp förhandlingsstrategi, personlig förhandlingsstil och hur du kan hantera taktiska utspel och låsningar.

Affärs- och avtalsrätt Få bättre förståelse för dina rättigheter och skyldigheter, hur du upprättar avtal och hur juridiken påverkar inköpsaffären. Kursen behandlar bland annat avtalsprinciper, leverans- och betalningsvillkor samt dokumentation och uppföljning.

Vill du utveckla en bredare kompetens inom inköp?
I SIFUs portfölj så hittar du Diplomerad inköpare där bl.a. Affärs- och avtalsrätt ingår tillsammans med Operativ inköpsteknik, Strategisk inköpsteknik samt Inköpsförhandling. Du väljer själv ordningsföljd och utbildningstakt – ett flexibelt sätt att fördjupa dina kunskaper och utvecklas i din inköpsroll.

 

SIFU | Kristina Pedersen